Заштитник грађана поступа у оквиру Устава, закона, других прописа и општих аката као и ратификованих међународних уговора и општеприхваћених правила међународног права. Одредбом чл. 138 Устава Републике Србије утврђена је улога, положај и функција институције Заштитника грађана. Законом о Заштитнику грађана,  који је Народна скупштина усвојила септембра 2005. године, прецизирани су услови и поступак за избор и разрешење Заштитника грађана и његових заменика,  детаљно прописана овлашћења и поступак пред Заштитником грађана, нормирана одговорност Заштитника грађана у односу на Народну скупштину Републике Србије и оквирно утврђена унутрашња структура институције. У складу са тим Заштитник грађана је августа 2007. године донео Одлуку о образовању и раду Стручне службе Заштитника грађана. Најважнија питања унутрашње организације су прецизније одређена Правилником о унутрашњем уређењу и ситематизацији Стручне службе који је Заштитник грађана донео септембра 2007. године. Наведени правилник је ступио на снагу новембра 2007. године након што је Народна скупштина дала сагласност на тај документ.

Поред Закона о Заштитнику грађана на рад Стручне службе Заштитника грађана и запослене у њој примењеују се и одредбе Закона о државној управи и Закона о државним службеницима, Закон о платама државних службеника и намештеника као и други прописи којима се уређују радни односи у државним органима. Истовремено, правни основ за финансирање активности Заштитника грађана представљају Закон о буџету и Закон о буџетском систему.